Mengelola Bukti Transaksi

Transaksi keuangan akan mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.Setiap terjadi transaksi, dibuat bukti transaksi sebagai bukti tertulis hitam di atas putih atas kesepakatan yang telah dilakukan. Berikut macam-macam bukti transaksi:

Kwitansi

Bukti pembayaran ini memiliki makna yang berbeda jika:

• Menerima, ini artinya telah mengeluarkan uang
• Memberikan, ini artinya telah menerima uang

Cek

Bukti pembayaran ini juga memiliki arti yang berbeda jika:

• Menerima, itu artinya telah menerima uang
• Memberikan, itu artinya telah mengeluarkan uang

Faktur

Bukti jual beli secara kredit ini maksudnya akan berbeda jika:

• Menerima Faktur Asli, artinya telah melakukan pembelian kredit
• Memiliki Faktur Kopi, artinya telah melakukan penjualan kredit

Memo Debit

Bukti atas retur yang dibuat oleh pihak pembeli diserahkan kepada penjual

Memo Kredit

Bukti atas retur yang dibuat oleh pihak penjual diserahkan kepada pembeli

Memo

Bukti internal perusahaan untuk melakukan seperti: penyesuaian, koreksi, penutupan, pembalikan, pembayaran gaji dsb.

Selanjutnya, proses pengidentifikasian bukti tersebut.

1. Penerimaan uang dibuatkan Bukti Kas Masuk
2. Pengeluaran uang dibuatkan Bukti Kas Keluar
3. Pembelian Kredit dengan Faktur Asli dari penjual
4. Penjualan Kredit dengan Faktur Kopi yang telah dibuat
5. Retur Pembelian ataupun Retur Penjualan bisa menggunakan Memo Debit ataupun Memo Kredit. Jika sebagai penjual, berarti retur penjualan. Jika sebagai pembeli berarti retur pembelian
6. Penyesuaian, Koreksi, Penutupan, Pembalikan dsb. dengan menggunakan memo

Setelah pengidentifikasian, bukti-bukti tadi bisa dikumpulkan menjadi satu kemudian diarsipkan secara kronologis atau sesuai jenisnya untuk kemudian pada tanggal yang telah ditetapkan, dicatat ke dalam jurnal. Namun, pencatatan ke dalam jurnal juga bisa dilakukan langsung setelah pengidentifikasian bukti-bukti tadi untuk mengantisipasi menggunungnya bukti yang harus diproses.

Arsip sangat penting kaitannya dengan bukti otentik transaksi yang telah terjadi sehingga jika diadakan pemeriksaan bisa ditunjukkan bukti tersebut.