Buku Pembantu

Buku pembantu merinci  setiap transaksi yang berpengaruh terhadap setiap rekening di buku besar umum yang memerlukan perincian(disebut akun kontrol). Biasanya ada 3 buku pembantu yang digunakan yaitu:

1. Buku besar pembantu piutang

Setiap customer yang dipiutangi perusahaan(disebut debitur) perlu data rinci atas terjadinya, berkurangnya, bertambahnya, dan lunasnya piutang tersebut. Dengan adanya buku pembantu ini, penelusuran kredit macet dapat diketahui dan segera ditagih.

2. Buku besar pembantu hutang

Setiap vendor/supplier yang diutangi perusahaan(disebut kreditur) perlu data rinci atas terjadinya, berkurangnya, bertambahnya, dan lunasnya hutang tersebut. Dengan adanya buku pembantu ini, pembayaran hutang dapat diatur agar selalu dalam periode potongan dan dapat diketahui utang kepada siapa saja yang belum dilunasi.

Format buku pembantu piutang dan buku pembantu hutang ini memang seperti buku besar sehingga biasa disebut buku besar pembantu piutang dan buku besar pembantu hutang. Yang membedakan ialah pengisian kolom ref dalam buku pembantu yakni diisi no bukti transaksi sedangkan dalam buku besar diisi jenis & halaman jurnal. Kenapa demikian?

Buku besar pembantu sebagai kontrol pencatatan di dalam jurnal yang merupakan catatan pertama sebelum dicatat ke buku besar, diisi langsung berdasarkan bukti transaksi dan bukan dari data jurnal. Oleh karenanya, kolom referensi itu diisi no bukti. Di dalam jurnal, setelah adanya pencatatan ke dalam buku pembantu, kolom referensi jurnal diisi kode buku besar pembantu ybs. tanpa menunggu hingga waktu posting buku besar umum. Perlu diingat, tanggal harus kronologis sesuai bukti transaksi bukan tanggal akhir periode layaknya posting buku besar.

3. Kartu persediaan

Dalam materi akuntansi persediaan, ke depan akan kita bahas metode pencatatan perpetual dan periodik. Dalam metode perpetual, mutasi(bertambah dan berkurangnya) persediaan akan dicatat ke dalam kartu persediaan. Setiap persediaan memiliki kartu sendiri-sendiri karena memiliki perbedaan(tingkat harga, unit pengukuran, supplier, dsb.). Kartu ini tidak dimiliki perusahaan tanpa persediaan yakni perusahaan jasa. Namun jika perlengkapan dalam perusahaan jasa perlu data rinci, dapat digunakan.

Ada 3 asumsi mencatat ke dalam kartu ini, yaitu dengan asumsi:

·        FIFO(MPKP)

Asumsinya, persediaan yang masuk ke toko lebih dulu akan dijual lebih dulu. Harga per unitnya selalu up to date(harga terbaru). Biasanya pada produk sembako.

·        LIFO(MTKP)

Asumsinya, persediaan yang masuk ke toko paling baru(the latest) atau masuk terakhir, biasanya akan langsung laris karena mode. Biasanya produk fashion. Sehingga harga yang tersisa adalah harga produk lama yang belum laku ( harga dulu).

·        Moving Average(Rata-rata bergerak)

Harga rata-rata yang fluktuatif bergantung pada perubahan harga dan jumlah unit yang dibeli dan diretur. Untuk menghindari deviasi/penyimpangan harga yang terlampau jauh jika peresediaan ini dicoba menggunakan FIFO dan LIFO lalu diselisihkan persediaan akhirnya.

Mengenai persediaan akan dibahas lebih detail ke depan.